Privacy Policy

1. Waarop dit beleid van toepassing is

Dit beleid legt in eenvoudige taal uit welke gegevens wij verwerken wanneer u de website equitas.site gebruikt — een feit melden, met de assistente Selma chatten, uw dossier opvolgen, onze gidsen lezen — en wanneer de teams van de partnerorganisaties het interne werkinstrument Equitas Team (web en mobiel) gebruiken.

De mobiele app voor het grote publiek Equitas, verspreid via de appstores en voorgesteld op equitas.network, heeft een eigen privacybeleid dat u in de app kunt raadplegen. Zij valt niet onder dit beleid.

2. Wie verantwoordelijk is voor uw gegevens

De coördinator van het netwerk

De vzw ‘Agir défendre contre le racisme et l’islamophobie’, Brussel (België), ondernemingsnummer BE 0760.873.740, telefoon +32 2 315 11 10, coördineert het Equitas-netwerk. Zij geeft de website uit, host het melderaccount en het landenregister, en stelt het instrument Equitas Team ter beschikking van de partners.

• contact@equitas.site — alle vragen over uw gegevens, de uitoefening van uw rechten, het verwijderen van uw account, vragen over de website of Equitas Team.
• contact@equitas.network — uitsluitend voor de publieke app Equitas en haar community.

De partnerorganisatie van uw land

Elk land wordt beheerd door een partnerorganisatie van het Equitas-netwerk. Wanneer u een feit meldt, wordt uw dossier toevertrouwd aan de organisatie van uw land: zij leest het, antwoordt u en begeleidt u. Zij is de verwerkingsverantwoordelijke voor uw dossier; de coördinator neemt het gemeenschappelijke technische gedeelte op zich (account, doorsturen, e-mails) en beantwoordt samen met haar uw verzoeken.

• Frankrijk — de coördinerende vzw zelf (zie hierboven).
• België — volgens de provincie: Vlaanderen → MRW; Wallonië en Brussel-Hoofdstad → MLIH of CCIE, beurtelings toegewezen om de werklast te verdelen. De dossiers die aan het CCIE worden toevertrouwd, worden gehost in de Franse database van de coördinator (zie sectie 3).
• Denemarken — CEDA.
• Nederland — SMI (Stichting Meld Islamofobie).

De actuele lijst van de opengestelde landen is de lijst die aan het begin van het meldingsformulier wordt voorgesteld. Het ontvangende land wordt u aan het einde van uw melding meegedeeld; in België wordt ook de naam van de organisatie (MLIH, CCIE of MRW) vermeld.

3. Eén dossierdatabase per land

Elk land heeft zijn eigen, afzonderlijke dossierdatabase. Er bestaat geen gemeenschappelijke database: elk land beschikt ofwel over een aparte, benoemde database op de infrastructuur van de coördinator (Frankrijk), ofwel over een Firebase-project dat eigendom is van de partnerorganisatie (Denemarken, Nederland, België voor MRW en MLIH). De dossiers die aan het CCIE worden toevertrouwd, worden opgeslagen in de Franse database van de coördinator. De databases van de coördinator worden gehost op Google Cloud / Firebase binnen de Europese Unie (regio’s eur3 en europe-west1); elke partnerorganisatie host haar eigen project in de regio die zij heeft gekozen.

• Het team van de organisatie van uw land heeft toegang tot de dossiers van dat land. De dossiers die aan het CCIE zijn toevertrouwd en in de database van de coördinator worden gehost, zijn ook toegankelijk voor het juridische team van de coördinator. De projecten van de partners zijn hun eigendom: de teams van de coördinator lezen de dossiers daar niet; alleen zijn serverfuncties komen erin tussen, voor de technische handelingen die in dit beleid worden beschreven (aanmaken van uw tweede account, doorsturen van uw e-mails, weergave van uw melderomgeving).
• Uw browser schrijft uw dossier en uw bijlagen rechtstreeks in de database van het gekozen land.
• De coördinator bewaart uw melderaccount, een referentie-index (dossiernummer, land, betrokken database), de e-mails die naar uw adres zijn verzonden en, als u Selma hebt gebruikt, de transcriptie van het gesprek en de bijlagen die u tijdens dat gesprek hebt toegevoegd (zie sectie 5). Hij heeft geen toegang tot het dossier zelf wanneer dit bij een partner wordt gehost.
• De statistieken die het netwerk publiceert, zijn geaggregeerd (aantal dossiers per land, per type) en bevatten geen enkel identificerend gegeven.

4. Een feit melden

Er bestaan drie formulieren: een ervaren agressie of discriminatie, een informatieverzoek, en publieke uitlatingen (islamofobe uitspraken of beschadigingen). Geen enkele melding is anoniem: er wordt een account aangemaakt zodat u uw dossier kunt opvolgen.

Verzamelde gegevens

• Identiteit en contact: naam, voornaam, e-mail, telefoon, wachtwoord (nooit leesbaar voor onze teams), land, provincie voor België, taal.
• Agressie: hoedanigheid (slachtoffer, getuige), gender, geboortedatum, nationaliteit, adres; datum, uur, plaats en soort plaats van de feiten; aantal betrokken personen, band met de dader, aanwezigheid van de politie, ingediende klacht, gefilmde scène; aard van de feiten en vrije beschrijving.
• Publieke uitlatingen: datum, link naar de inhoud, aard, vermoedelijke auteur, doelwit, betrokken kanalen en sociale netwerken, ondernomen stappen, eventueel pseudoniem.
• Bijlagen: afbeeldingen, video’s, pdf’s die u zelf toevoegt. Zij worden opgeslagen in de bestandsruimte van het betrokken land; de toegang tot deze bestanden berust op niet te raden adressen en op het aangemeld zijn met een account, niet op een controle per melder.
• Aanvullende velden die eventueel door de organisatie van uw land zijn toegevoegd.

Een melding onthult van nature uw religieuze overtuigingen en kan gerechtelijke gegevens (klacht) of gezondheidsgegevens (verwondingen, medisch attest) bevatten. Wij verwerken deze alleen met uw uitdrukkelijke toestemming, die u geeft door vóór het verzenden het aanvaardingsvakje aan te vinken (art. 6.1.a en 9.2.a AVG). U kunt deze toestemming op elk moment intrekken door te schrijven naar contact@equitas.site; het dossier wordt dan afgesloten en uw gegevens worden verwijderd of geanonimiseerd binnen de grenzen beschreven in sectie 10. Het aanmaken van het account berust op de uitvoering van de gevraagde dienst (art. 6.1.b); de bestrijding van misbruik en de beveiliging berusten op ons gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f).

Wanneer u een adres invoert, wordt de getypte tekst naar de adressuggestiedienst Photon (komoot) gestuurd om u overeenkomstige adressen voor te stellen. Typ in dit veld niets anders dan het adres.

Bij het verzenden ontvangt u per e-mail een ontvangstbevestiging en wordt de organisatie van uw land verwittigd. De e-mails worden verzonden door onze dienstverlener Resend vanaf noreply@notifications.equitas.site.

5. Selma en de informatiechatbot

Selma helpt u schriftelijk of mondeling een melding voor te bereiden. Uw berichten, en maximaal drie bijlagen per uitwisseling, worden door OpenAI verwerkt om de antwoorden te genereren. In de spraakmodus wordt de audio van uw microfoon rechtstreeks vanuit uw browser naar de servers van OpenAI verzonden en vervolgens getranscribeerd; de microfoon wordt pas na uw toestemming ingeschakeld en u kunt hem op elk moment uitschakelen.

• De transcriptie van het gesprek (modus, taal, land, tijdstempels, nummer van het aangemaakte dossier) en de bijlagen die u tijdens het gesprek hebt toegevoegd, worden opgeslagen in de database en de bestandsruimte van de coördinator, ongeacht uw land. Alleen de beheerders hebben er toegang toe, om de kwaliteit van de assistente te controleren.
• Om robots te blokkeren gebruiken wij Cloudflare Turnstile (onzichtbaar) of Firebase App Check / Google reCAPTCHA v3: uw IP-adres en een technisch token worden bij deze diensten geverifieerd.
• De informatiechatbot van de gidsen stuurt uw vraag, uw land en uw taal naar OpenAI; hij maakt geen dossier aan.

Rechtsgrond: uw uitdrukkelijke toestemming (art. 6.1.a en 9.2.a AVG), die u geeft door het gesprek te starten na kennisname van de informatie over de verwerking door OpenAI, die vóór het eerste bericht wordt getoond. Vertrouw Selma alleen toe wat u in uw dossier wilt laten opnemen.

6. Uw account en uw melderomgeving

U meldt zich aan met uw e-mailadres en uw wachtwoord (Firebase Authentication). Als uw dossier door een partnerorganisatie wordt gehost, wordt in haar project een tweede account met hetzelfde e-mailadres aangemaakt, zodat u er uw dossier kunt lezen: u kunt dus twee accounts hebben, één bij de coördinator en één bij de partner.

• U ziet alleen uw eigen dossiers en de geschiedenis van de openbare uitwisselingen met de jurist, en u kunt berichten en bijlagen (maximaal 25 MB) toevoegen. De interne notities van het team zijn voor u niet zichtbaar.
• U ontvangt een e-mail bij elk bericht van het team, bij het afsluiten en bij het heropenen van het dossier. Voor dossiers die door de coördinator worden gehost (Frankrijk, CCIE) kunt u rechtstreeks op de e-mail antwoorden: uw antwoord en de bijlagen ervan worden aan het dossier toegevoegd na verificatie van de afzender (SPF/DKIM), en verdachte berichten worden in quarantaine geplaatst. Voor de andere landen antwoordt u vanuit uw melderomgeving.
• Een jurist kan u vanuit Equitas Team opbellen. Het gesprek kan alleen worden opgenomen na uw toestemming, gegeven via het toetsenbord van uw telefoon; het wordt dan automatisch getranscribeerd (OpenAI Whisper) en 365 dagen bewaard vóór verwijdering. De oproepen verlopen via Twilio.

7. Overig gebruik van de website, cookies en lokale opslag

• Nieuwsbrief: uw e-mailadres en uw taal, op basis van uw toestemming, tot u zich uitschrijft.
• Lettertypen en bronnen: de website laadt lettertypen van Google Fonts en een stijlblad van unpkg; deze servers zien uw IP-adres. De landenkaart wordt lokaal getekend, zonder dienst van derden.
• Hosting: Firebase Hosting (Google Cloud). Het meldingsformulier kan door de websites van onze partners worden ingesloten (adressen /embed); de rest van de website kan niet in een andere site worden ingesloten.
• Cookies en trackers: geen bezoekersmeting, geen reclame, geen advertentietrackers. De website laadt op alle pagina’s Google reCAPTCHA v3 (Firebase App Check) om zijn diensten tegen robots te beschermen: Google ontvangt uw IP-adres en plaatst een technische cookie (_GRECAPTCHA). Uw browser bewaart daarnaast, in lokale opslag: de gekozen taal, een concept van het formulier (gewist na 14 dagen), de status ‘gelezen’ van uw meldingen, een weergavemarkering voor Selma, de insluitingscontext van het formulier (voor de duur van de sessie) en uw aanmeldsessie (Firebase Authentication).

8. De app Equitas Team (partnerteams)

Equitas Team is een intern werkinstrument, in een web- en een mobiele versie. Zij is niet bestemd voor het grote publiek: de accounts worden door de organisatie aangemaakt, er bestaat geen enkele registratie vanuit de app. Elk lid heeft alleen toegang tot de databases van zijn of haar organisatie.

Verwerkte gegevens

• Professionele identiteit (naam, e-mail, rol, organisatie), aanmeldlogboek.
• Dossiers en uitwisselingen met de melders, teamberichten (versleutelde groepen en bijlagen, tijdelijke berichten, leesbevestigingen), agenda, documenten.
• Pushnotificatietokens, doorgegeven via Expo; app-updates die bij het opstarten door Expo worden geleverd.
• Videovergaderingen en privégesprekken via 8×8 / Jitsi as a Service; bewerking van documenten op onze OnlyOffice-server (office.cinegraphy.net).
• In de netwerkkanalen kunnen berichten automatisch door OpenAI worden vertaald en voorgefilterd. De juridische samenvatting van de dossiers wordt lokaal op de computer van de jurist gemaakt, zonder verzending naar een derde.

Gevraagde toestemmingen, en waarom

• Camera en microfoon — videovergaderingen van het team, oproepen en spraakberichten.
• Fotobibliotheek — een afbeelding of video toevoegen aan een bericht of een dossier, een ontvangen bijlage opslaan.
• Meldingen — u verwittigen van een nieuw bericht of een nieuw dossier.

Elke toestemming wordt gevraagd op het moment dat de functie wordt gebruikt en kan worden geweigerd. De app verzamelt geen enkel locatiegegeven, toont geen enkele reclame, doet geen enkele tracking tussen apps en verkoopt geen gegevens.

9. Ontvangers en verwerkers

Uw gegevens worden nooit verkocht. Zij zijn toegankelijk voor de organisatie van uw land, voor de coördinator wat het technische gedeelte betreft, en voor de volgende dienstverleners, die op onze instructies handelen:

• Google Cloud / Firebase — hosting, databases, bestanden, authenticatie, serverfuncties (EU: eur3, europe-west1), App Check / reCAPTCHA.
• OpenAI — Selma (tekst en spraak), informatiechatbot, transcriptie van oproepen, vertaling en voorfiltering in Equitas Team.
• Resend — verzenden en ontvangen van e-mails.
• Cloudflare — Turnstile (anti-robots).
• Photon / komoot — adressuggesties.
• Twilio — telefoonoproepen vanuit Equitas Team.
• Expo — pushnotificaties en updates van Equitas Team.
• 8×8 (Jitsi as a Service) — videovergaderingen van Equitas Team.
• OnlyOffice (server office.cinegraphy.net) — bewerking van teamdocumenten.
• Google Fonts, unpkg — bronnen van de website.

Sommige van deze dienstverleners kunnen gegevens buiten de Europese Unie verwerken, met name in de Verenigde Staten. Deze doorgiften zijn omkaderd door passende waarborgen in de zin van art. 46 AVG (standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of certificering onder het EU-VS-kader voor gegevensbescherming, naargelang de dienstverlener); de details zijn op verzoek beschikbaar. Wij beperken wat aan hen wordt doorgegeven tot het strikt noodzakelijke.

10. Hoe lang wij uw gegevens bewaren

• Dossiers en bijlagen: zolang het dossier actief is, daarna volgens de archiveringsverplichtingen voor juridische begeleiding in uw land; vervolgens verwijderd of geanonimiseerd.
• Melderaccount: zolang u het gebruikt. Verwijdering op verzoek binnen 30 dagen, back-ups gewist binnen 90 dagen; zie de pagina Account verwijderen.
• Gesprekken met Selma: er is op dit moment geen automatische verwijdering ingesteld; zij worden op verzoek gewist. Wij werken aan een automatische opschoning.
• Opnames en transcripties van oproepen: 365 dagen.
• Notificatie-e-mails: bewaard bij Resend volgens zijn technische bewaartermijnen.
• Nieuwsbrief: tot uitschrijving. Lokale concepten: 14 dagen in uw browser.

11. Uw rechten

U hebt het recht op inzage, rectificatie en verwijdering van uw gegevens, op beperking van de verwerking, op bezwaar, op ontvangst van uw gegevens in een leesbaar formaat en op het op elk moment intrekken van uw toestemming. Schrijf naar contact@equitas.site met vermelding van het e-mailadres van uw account en uw land: wij geven uw verzoek door aan de organisatie van uw land wanneer zij het dossier beheert, en wij antwoorden u binnen één maand. Er kan u een identiteitsverificatie worden gevraagd. Onze contactpersoon voor gegevensbescherming is op hetzelfde adres bereikbaar (onderwerp ‘Gegevensbescherming’).

U kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit of bij de toezichthoudende autoriteit van uw eigen land van verblijf (in Nederland: de Autoriteit Persoonsgegevens).

Minderjarigen: de dienst is bestemd voor volwassenen. Bent u jonger dan 16 jaar, laat u dan bij het melden begeleiden door een ouder of een vertrouwde volwassene; wij gebruiken de gegevens van een minderjarige voor niets anders dan de behandeling van zijn of haar dossier.

12. Beveiliging

• Versleuteling tijdens de overdracht (HTTPS/TLS) op de website, in Equitas Team en bij de uitwisselingen met onze dienstverleners.
• Beveiligingsregels op de server die bij elke lees- en schrijfbewerking van de dossiers worden gecontroleerd: een melder ziet alleen zijn of haar eigen dossiers; een teamlid alleen die van zijn of haar organisatie en land (de dossiers van het CCIE worden gedeeld met het team van de coördinator). Bijgevoegde bestanden zijn beschermd door niet te raden adressen, voorbehouden aan aangemelde gebruikers.
• Scheiding tussen de partners: afzonderlijke projecten en databases; de teams van de coördinator hebben geen toegang tot de projecten van de partners.
• In Equitas Team: versleutelde groepen en bijlagen, tijdelijke berichten; SPF/DKIM-verificatie van de per e-mail ontvangen antwoorden.

13. Wijzigingen

Wij werken dit beleid bij wanneer onze instrumenten evolueren. De datum staat onderaan de pagina; een belangrijke wijziging wordt u op de website of per e-mail gemeld als u een account hebt. Zie ook de Wettelijke vermeldingen.